オンラインファイル共有の新常識
テレワークや業務のデジタル化でドキュメントをメールに添付、ファイル共有サービスで送信する機会が増えています。しかし、それに伴い機密性の高い重要ファイルの漏えいリスクも増加します。本稿では、どうすれば漏えいを防止しながら安全にオンラインで情報共有をできるのかを考えていきます。
お客様に送った見積もり書、投資家に送った事業計画書、取扱店に送った新製品企画書。。。このようなドキュメントがなぜか競合先の手に。。。
このようなケースを、多くの人が一度は経験しています。そして、その起源は、メールに添付したファイルや共有サービスで送ったファイルの場合がほとんどです。
では、どうすればこのような情報漏えいを防げるのでしょうか？
上記のようなケースは、送付されたファイルは相手に見せるためで、相手方がそれを編集加工するためではありません。あるサーベイでは、オンラインで共有されるファイルの9割以上が「見せる」ための共有であることが判明しています。
それなら、相手による編集・加工の必要ない「見せる」ためのファイルは、「渡さないで見せる」ことで漏えいリスクを大幅に低減できます。見せたいファイルを閲覧専用のダウンロード不可な形で 共有すれば、相手方がファイルを第三者に再共有できません。データの無断利用も防止できます。
弊社の提供するSecureMailとSecureDriveサービスは、共有したいファイルを閲覧専用のダウンロード不可のリンクに変換する機能を備えており、簡単に「渡さないで見せる」を実現できます。また、リンクは特定の人しか見れないように多要素認証で保護され、閲覧者を特定できるウオーターマーク（透かし）を入れることもできます。
しかし、メール添付のように慣れ親しんだ業務フローは、中々変えられるものではありません。SecureMailは、そのためにMicrosoft OutlookとグーグルのGmailに組み込んで添付ファイルと同じような操作で使えるように設計されています。
また、セキュリティも重要ですがコストが高すぎては、中々手が出ません。SecureMailにはライトユーザーに最適な無料プランも用意してますのでコスト意識の高い中小企業でも容易に導入できます。
デジタル化、オンライン化で業務効率を向上させながら大事な文書を漏えいから守る「渡さないで見せる」。是非、今日から実践してください。