689Cloud PTE Ltd（以下「当社」といいます）は、医療従事者および医療機関（以下総称して「ユーザー」といいます）向けに提供するGmailおよびOutlook用アプリケーション「SecureMail-M」（以下「本サービス」といいます）における個人情報および医療情報の取り扱いについて、以下の通りプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。
第1条（基本方針）
当社は、日本の個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）を遵守し、ユーザーの重要な情報および患者のプライバシーを最優先に保護します。本サービスは医療現場での利用を想定しているため、業界基準を満たす厳格なセキュリティ体制のもとで運用されます。
第2条（収集する情報および収集方法）
当社は、本サービスの提供・運営のために、以下の情報を収集・処理する場合があります。
- ユーザーアカウント情報：氏名、所属医療機関名、メールアドレス、ログイン資格情報、認証用トークン。
- システム利用データ：拡張機能（Chrome Extension）およびアドイン（Outlook Add-in）の稼働ログ、デバイス情報、IPアドレス。
- メッセージメタデータ：電子メールの送信先、日時、および暗号化処理に必要な識別子（※本文および添付ファイルの内容自体は、ユーザーの暗号化設定に基づきエンドツーエンドで安全に保護され、当社が不当に閲覧または保持することはありません）。
第3条（要配慮個人情報および医療情報の取り扱い）
- 当社は、本サービスの性質上、個人情報保護法に定める「要配慮個人情報」（病歴、診療記録、検査結果、処方箋データ等の医療情報）が本サービスを通じて処理される可能性があることを認識しています。
- 当社は、これらの医療情報をあらかじめ明示した利用目的の範囲内でのみ取り扱い、法令に基づく場合を除き、ユーザーまたはデータ主体の事前の同意なく第三者に提供することはありません。
第4条（医療情報ガイドライン「３省２ガイドライン」への準拠）
当社は、日本の医療情報の安全管理に関する以下のガイドライン（通称：３省２ガイドライン）を遵守し、これに基づくシステム開発、運用、およびセキュリティ対策を講じています。
- 厚生労働省：「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」
- 経済産業省・総務省：「医療情報を取り扱う情報システム・サービスの提供事業者における安全管理ガイドライン」
- 当社は、本サービス内におけるデータの「機密性（Confidentiality）」、「完全性（Integrity）」、および「可用性（Availability）」を確保するための技術的・組織的措置を維持します。
- ユーザー（医療機関のシステム管理者）が自らの安全管理義務を果たすために、当社のセキュリティチェックリストやシステム仕様の開示を求めた場合、当社は合理的な範囲で速やかにこれに対応します。
第5条（利用目的）
当社は、収集した情報を以下の目的のためにのみ利用します。
- 本サービス（SecureMail-M）の提供、維持、管理、および機能アップデートのため。
- ユーザーからの問い合わせ、サポート対応のため。
- 不正利用、セキュリティインシデント、または規約違反行為の防止および検知のため。
第6条（安全管理措置）
当社は、取り扱う個人データおよび医療情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、以下の適切な措置を講じています。
- 技術的対策：通信の暗号化（SSL/TLS）、データ保存時の高度な暗号化、アクセス権限の厳格な制限（最小特権原則）。
- 組織的・人的対策：従業員への定期的な情報セキュリティ教育の実施、秘密保持契約の締結、および内部監査体制の構築。
- 物理的対策：サーバー環境へのアクセス制御および不正アクセスの監視・遮断（ファイアウォール等の導入）。
第7条（個人データの第三者提供および委託）
- 当社は、法令で認められる場合を除き、ユーザーの同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。
- 当社は、本サービスのインフラストラクチャ運用（クラウドサーバーの利用など）に必要な範囲で、信頼できる外部のサービスプロバイダーに業務を委託することがあります。この場合、当社は委託先に対して厳格な安全管理を義務付け、適切な監督を行います。
第8条（データの保管場所と外国における個人データの取り扱い）
本サービスで処理される個人データおよびシステムログは、世界最高水準のセキュリティを誇るクラウドデータセンターに保管されます。
- データ保管国：日本国内（東京/大阪リージョン）のセキュアなデータセンター環境。
- 当社は、個人情報保護法および各種医療ガイドラインに基づく適切な安全管理措置を講じています。
第9条（個人情報の開示・訂正・利用停止等）
ユーザーは、当社が保有する自身の個人情報について、開示、訂正、削除、または利用停止を求める権利を有します。これらの請求を行う場合は、第10条に記載のお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、本人確認を行った上で、法令に従い合理的な期間内に対応します。
第10条（お問い合わせ窓口）
本ポリシー、または本サービスにおける個人情報・医療情報の取り扱いに関するご質問、ご意見、苦情の申し立ては、以下の窓口までご連絡ください。
- 事業者名：689Cloud PTE Ltd
- 担当窓口：個人情報保護担当 カスタマーサポート
- 連絡先メールアドレス：info@689cloud.com
第11条（本ポリシーの変更）
当社は、日本の法令、ガイドラインの改定、または本サービスの機能変更に伴い、本ポリシーを必要に応じて変更することがあります。本ポリシーを変更した場合は、本サービス内または当社ウェブサイト上で速やかに公表し、公表した時点から効力を生じるものとします。
発効日：2026年9月30日
