Tại sao bạn chia sẻ các file đính kèm đều không đúng cách
Internet và các công cụ chia sẻ các file đã làm cho việc giao tiếp với tài liệu trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều. Nhưng làm thế nào để bạn ngăn các tài liệu quan trọng của mình một cách bảo mật, không bị rò rỉ hoặc bị chia sẻ lại?
Đề xuất giá đấu thầu mà bạn đã gửi cho khách hàng, bản quảng cáo chiêu thức marketting mà bạn đã gửi cho nhà đầu tư, kế hoạch ra mắt sản phẩm mà bạn đã gửi cho các nhà bán lẻ của mình, bằng cách nào đó cuối cùng lại rơi vào tay đối thủ cạnh tranh của bạn. Nếu bạn đã từng gặp bất kỳ trường hợp nào trong số đó hoặc các tình huống tương tự, tài liệu bị rò rỉ đã được bạn gửi bằng file đính kèm E-mail hoặc thông qua dịch vụ chia sẻ như Dropbox hoặc Google Drive.
Vì vậy, bạn có thể làm gì để ngăn chặn tài liệu bị rò rỉ ra ngoài?
Trong các trường hợp nói trên, tài liệu bạn gửi là để người nhận xem, không phải để sửa hoặc sử dụng theo một mục đích nào khác. Theo các cuộc khảo sát, điều này đúng với hơn 90% tài liệu được chia sẻ dưới dạng kỹ thuật số.
Cách an toàn nhất để chia sẻ tài liệu trực tuyến là chỉ cho xem chứ không phải gửi. Bằng cách chia sẻ tài liệu dưới dạng chỉ xem, bạn có thể ngăn không cho người nhận tải xuống và chia sẻ lại với người khác. Các công cụ như SecureMail của chúng tôi cho phép bạn chuyển đổi các file đính kèm E-mail thành các liên kết chỉ có thể xem mà không thể tải xuống. Nền tảng cộng tác đám mây SecureDrive của chúng tôi cho phép bạn thiết lập các file cần bảo mật với chế độ chỉ xem, để chúng không lọt vào tay kẻ xấu.
Nghe có vẻ đơn giản phải không? Nhưng tại sao chúng ta vẫn đính kèm file vào E-mail và nhấn gửi để chúng thoát ra khỏi tầm kiểm soát của chúng ta mãi mãi? Những thói quen đó rất khó để thay đổi. Đó là lý do tại sao chúng tôi phát triển ứng dụng SecureMail để tích hợp với Microsoft Outlook và Google Gmail để người dùng có những trải nghiệm đính kèm file theo cách truyền thống.
Chi phí là một cân nhắc cho khách hàng khi lần đầu sử dụng. Chúng tôi cung cấp cấp miễn phí cho người dùng với dung lượng nhất định cho phép họ tạo các liên kết chỉ xem cho các file PDF và Microsoft Office của họ.
Không có lý do gì mà bạn phải mạo hiểm để các tài liệu quan trọng bị rò rỉ hoặc chia sẻ lại. Giữ an toàn cho dữ liệu của bạn; chỉ hiển thị cho xem, không nên gửi!!!