Trong bối cảnh COVID-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang khuyến khích nhân viên của mình làm việc tại nhà, đồng thời nhanh chóng có những giải pháp ứng dụng công nghệ nhằm hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa. Đứng trước sự lựa chọn giữa các công cụ, bên cạnh những tính năng làm việc nhóm, hỗ trợ tương tác, thì mức độ an toàn và bảo mật tài liệu cũng vô cùng quan trọng. Làm thế nào để quản lý được tài liệu từ xa cũng là một câu hỏi đang được một số doanh nghiệp đặt ra. Thực tế, chúng ta có thể thấy được hiện trạng trước mắt đang xảy ra do ảnh hưởng nặng nề bởi dịch bệnh Covid-19 trên toàn thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Hầu như, biện pháp duy nhất mà các quốc gia trên thế giới đang áp dụng rộng rãi là tiến hành cách ly xã hội. Nhưng hiện tại, điều này đã ảnh hưởng nặng nề đến các doanh nghiệp lớn nhỏ trong các hoạt động thương mại và tổ chức. Dưới chính sách giãn cách xã hội, các công ty đang chuyển về mô hình hoạt động dưới hình thức “Work from Home” (Viết tắt dưới dạng “WFH”).
Khi làm việc tại nhà, nhiều nhân viên sẽ ít chú ý hơn đến các công tác bảo mật tài liệu, chính vì vậy, các doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện những nhắc nhở và cảnh báo, giúp nhân viên nâng cao ý thức bảo vệ chính mình cũng như những thông tin, dữ liệu của mỗi doanh nghiệp trước các rủi ro không đáng có.
Về ưu điểm WFH có thể thấy một cách rõ ràng, “WFH” giúp các doanh nghiệp vẫn tiếp tục các hoạt động thương mại trong thời gian giãn cách xã hội. Điều này mang cho các nhân viên được một số lợi ích thực tiễn. Họ sẽ giảm bớt được thời gian dư thừa khi phải di chuyển đến công ty, trách làm việc và tiếp xúc trực tiếp với những người khác, đảm bảo sức khỏe. Nhưng nếu suy xét kĩ về tính an toàn của tài liệu khi nhân viên làm việc tại nhà, chúng ta có thể thấy rất ít doanh nghiệp tập trung vào mảng bảo mật tài liệu, nhất là trong thời gian này. Khi làm việc tại nhà tài liệu có thể bị sao chép, truyền ra bên ngoài với mục đích xấu nhưng doanh nghiệp không thể kiểm soát được việc này.
Trong thời gian này, chúng ta thực hiện nhiều việc trao đổi qua tin nhắn và chia sẻ tài liệu nhiều hơn bình thường. Điều này sẽ là lỗ hổng thu hút những kẻ đánh cắp thông tin ra tay cướp mất tài liệu khi không có biện pháp bảo mật hiệu quả. Ngoài việc khuyến cáo nhân viên thận trọng trong việc gửi tài liệu, nhưng doanh nghiệp không thể nào lường trước được tài liệu sau khi gửi có đến với đúng đối tượng cần gửi hay sẽ đi về đâu, và doanh nghiệp sẽ không thể theo dõi hoặc ngăn chặn được ai đã tải hoặc xem tài liệu.
Trước đây, điều này không được quá chú tâm tới bởi các doanh nghiệp, vì mô hình của họ phụ thuộc vào một máy chủ sever tại công ty. Mọi hoạt động từ các máy trạm khác đều thông qua máy chủ để trao đổi thông tin. Vì vậy, các công ty chỉ cần một bộ phận IT để kiểm soát và bảo dưỡng máy chủ. Vậy điều này sẽ phải làm thế nào khi tiến hành “WFH”, mỗi một nhân viên sẽ không còn sử dụng chung một mạng LAN nữa? Họ bắt đầu sử dụng qua các phần mềm có sẵn và các công cụ lưu trữ đám mây. Nhưng điều gì chắc chắn được là tài liệu đó sẽ không bị lộ thông tin ra ngoài.
Vậy doanh nghiệp nên làm gì?
Chuyển sang làm việc từ xa ở một mức độ nhất định ảnh hưởng đến hoạt động thường ngày của hầu hết các doanh nghiệp, và quản lý bảo vệ dữ liệu không phải là một ngoại lệ. Cùng với đó, chiến lược dự phòng mới của doanh nghiệp nên được thiết kế theo cách để doanh nghiệp nhanh chóng trở lại hoạt động bình thường sau khi nhân viên của bạn trở lại văn phòng. Công nghệ dựa trên đám mây được công nhận rộng rãi là giải pháp thuận tiện nhất cho giai đoạn làm việc tại nhà và cũng là điểm đến hoàn hảo cho sao lưu tài liệu của doanh nghiệp. Chiến lược sao lưu mới của doanh nghiệp nên được tập trung hóa, điều này có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các bản sao lưu an toàn và khả dụng bất cứ khi nào cần thiết. Và đó là lí do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng “SecureDrive” để trao đổi các dữ liệu khi làm việc tại nhà. Với SecureDrive doanh nghiệp có thể chia sẻ dữ liệu an toàn và bảo mật.
SecureDrive kết hợp việc bảo mật dữ liệu với đặc tính dễ sử dụng và mang lại nhiều lợi ích của việc chia sẻ dữ liệu trên nền tảng số. Giúp cho doanh nghiệp chia sẻ dữ liệu dễ dàng trong và ngoài doanh nghiệp, đồng thời duy trì quyền kiểm soát để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
SecureDrive Secure Drive là giải pháp duy nhất hiện nay giúp doanh nghiệp bảo vệ giữ dữ liệu sau khi đã được chia sẻ, cài đặt chi tiết các quyền truy cập như xem, tải xuống, in và giới hạn thời gian truy cập, triển khai và sử dụng dễ dàng với nhiều lựa chọn: SaaS, Private Cloud, On–premise. Liên hệ ngay với chúng tôi để bảo vệ tài liệu của doanh nghiệp.